Herramientas y métodos para ser más productivos

La mayoría de nosotros hemos probado decenas de herramientas para mejorar nuestra productividad, ser más organizados, programar citas o planificar. ¿Cuántas de esas herramientas has dejado de utilizar?

Si aprendes mejor leyendo, aquí tienes la transcripción del video.

Las herramientas solo son útiles cuando nos acercamos a ellas con una mente clara, con objetivos marcados y enfocada a la productividad. La mejor herramienta del mundo no podría ayudarte si antes tú no has sentado las bases de tu relación con los ladrones de tiempo, si no conoces un poquito como funciona tu cerebro y no te has preparado para trabajar.

Lo bueno de las herramientas

  • Crean hábitos.
  • Son facilitadoras en los procesos
  • Nos descubre nuevos formas de trabajar.

Lo malo de las herramientas

  • Esperamos que resuelvan los problemas de productividad que, realmente, son de actitud y no de herramientas.
  • Nos lleva tiempo encontrar las herramientas que nos funcionan,
  • Tenemos que volcar la información en ellas, nuestro trabajo se duplica.

LA RECETA: KEEP IT SIMPLE (Hazlo simple)

Utilizar cinco o 10 herramientas de productividad no te hará más productivo, si no que pierdas más tiempo.  En promedio 2 o 3 herramientas deberían cumplir todas las funciones que necesitas.

Lo que le funcione a otra persona, aunque cuente maravillas, no tiene porque aplicar a ti. Cada persona sigue procesos diferentes. Prueba y elige tus propias herramientas.

La mejor herramienta de productividad es la que te funciona a ti. ¿Cómo sabrás que es una buena herramienta? Porque te permite estar más organizado u organizada, porque tus resultados han mejorado, porque trabajas mejor o más a gusto. No hay más secretos.

HERRAMIENTAS TRADICIONALES QUE SABEMOS QUE FUNCIONAN

  • Antes de terminar la jornada laboral haz un listado de actividades para el siguiente día.
  • Nada de dejar tareas incompletas eternamente. Las personas tenemos mejor memoria para las tareas incompletas que para las que ya hemos terminado. Terminen una tarea pendiente si no quieren que les persiga y les posea.
  • Ordena las prioridades. Sabes que algo es una prioridad cuando te acerca a tu objetivo.
  • Si empiezas tu día con la tarea más desagradable que tengas pendiente eso les dará mayor libertad (se conoce como el modelo Eat the forg first/ Cómete la rana primero). Si un día se te hace cuesta arriba empieza con las que más placer te produzca para entrar en el estado de ánimo adecuado para seguir trabajando.
  • Define el tiempo que le vas a dedicar a cada tarea. Lo normal es que falles al principio. Todos pensamos que las tareas nos llevaran menos tiempo del que realmente nos llevan. Aprendemos con el tiempo a distribuir el tiempo.
  • Utiliza la técnica Pomodoro que nos dice que lo ideal es que trabajes en tramos de 50 minutos, aunque hay gente que puede estar concentrada en una tarea durante 90 minutos. Si te excedes de tiempo con una tarea te pasará lo mismo que en el gimnasio si te excedes, llegará la fatiga y la extenuación.
  • Se realista con el tiempo del que dispones. No llenes tu agenda de actividades como si el día tuviera 52 horas. Se mesurado o mesurada a la hora de programar actividades, recuerda que no eres una maquina y que no estás en este mundo para producir como una máquina.
  • Huye de la perfección. Si algo sale al mercado perfecto es que sale demasiado tarde. Los nuevos servicios y productos en un mundo VUCA sólo pueden tomar forma cuando se encuentran con la realidad. Lo importante es que lo que hagas sea útil y te sirva para avanzar, luego ya tendrás tiempo para embellecerlo y perfeccionarlo, si fuera necesario.

El objetivo de una herramienta es que trabaje para nosotros, que nos haga la vida más fácil. Estas son algunas de las herramientas que te pueden ayudar en tu día a día, dependiendo  del trabajo que realices.

  • Para utilizar y maximizar el uso de documentos: CONVERTIO, ILOVEPDF.
    Estas herramientas te permiten modificar documentos. Convertir documentos de texto en fotografías, textos PDF en Word o Power Point y muchas otras cosas.
  • Para reunir todas las ideas en una herramienta: GOOGLE KEY.
  • Para reducir el trabajo: PLANTILLAS, TEMPLATES
    Si necesitas presentar una planificación escolar, un memo, un plan sencillo de marketing no hace falta que lo crees. Busca en internet Plantillas para o que necesites y encontrarás de todo. Si buscas en inglés como TEMPLATES aparecen muchos más modelos descargables. Puedes utilizar las dos primeras herramientas de la lista para convertir documentos al formato que lo necesites.
  • Mantén una agenda diaria de actividades: La agenda tradicional de toda la vida o TODOIST
  • Para comprobar que mis correos son productivos: MAILTRACK
    Esta es una extensión que te permite saber cuando alguien ha abierto el correo que le has enviado. Es una excelente herramienta para dar seguimiento a los servicios de captación de clientes y para saber como de efectivos son tus emails.
  • Para trabajar en proyectos TRELLO, MONDAY, SLACK
  • Para hacer presentaciones a nivel casi profesional: CANVA
  • Para subcontratar servicios buenos, bonitos y baratos. FIVEER
    Esta es una plataforma donde encontrarás diseñadores, traductores… a precios muy económicos. Eso sí recuerda que si compras muy barato es posible que recibas algo de baja calidad.
  • Para quitarle el fondo a tus fotografías y hacer catálogos profesionales: REMOVE.BG
  • Para controlar el tiempo de trabajo: POMODORO
  • Para hacer web de demostración para presentar proyectos y no pagar nada: WIX
    Muchas veces para que un futuro cliente o tu jefe o jefa puedan entender un nuevo proyecto hay que utilizar elementos visuales. Estas plataformas te permiten hacer paginas gratuitas a partir de plantillas. Es una solución para presentaciones, a la hora de hacer una página de verdad, Word Press sigue siendo la mejor opción.
  • Para hacer videos de animación como un profesional: POWTOON
  • Para grabar tus videos con un telepromter o cue (leyendo como en los telediarios): BIGVU
  • Para eliminar marcas de agua de videos y fotografías: Apowersoft
    Esto es muy útil cuando utilizas programas de pago que llevan marca de agua.
  • Para un zoom más profesional: OBS
    Con esta herramienta puedes editar videos grabados directamente con la cámara de tu ordenador, es un estudio de televisión gratuito para conectar con zoom o editar y descargar videos.
  • Para transferir archivos: WE TRANSFER
    La manera más fácil y rápida de mandar archivos grandes y que no ocupen todo el espacio de tu Drive.
  • Para traducción inmediata de webs: extensión de Chrome
  • Para facilitarte la vida: Extensiones de Chrome
    Esto son aplicaciones que anexas a tu Google y que te permiten desde traducir a hacer seguimiento de palabras claves o popularidad de una página, a hacer capturas de pantalla completa….sus opciones son interminables.
  • Para grabar podcast: ANCHOR.
    A lo mejor te preguntas para que quieres grabar un podcast. Además de ser uno de los mercados más emergentes, los podcast tienen muchas utilidades. Si eres un jefe, un verdadero líder puedes grabar podcast motivacionales para tus empleados, si tienes una tienda o una fábrica puedes hacer un podcast sobre tus productos o servicios para atraer a tus clientes y generar confianza.
  • Para descansar: BIENESTAR DIGITAL, LUZ AZUL
    Utilizar la luz azul puede suponer la diferencia entre tener un sueño reparador o no.
  • Para calmar el estrés: PRANA
    Las herramientas tecnológicas como Prana o Petit Buda también son herramientas de productividad que nos ayudan a tener una mente más descansada y focalizada.

GOOGLE

Cada día surgen nuevas herramientas. Nunca dudes del poder de conocimiento colectivo que Google ofrece. Antes de empezar a trabajar en algo nuevo utiliza el buscador. Siempre hay plantillas, aplicaciones e información que reducirá tu trabajo a mínimos. Es posible que mientras tu duermas, en algún lugar del mundo, alguien haya lanzado la aplicación o la información que puede hacer tu trabajo más fácil.