Ladrones de tiempo

Cuando hablamos de productividad, ¿Qué es un ladrón de tiempo? Es todo aquello, que me distrae y me roba tiempo, por eso siempre es un factor negativo cuando hablamos de productividad.

Estos son algunos de los ladrones de tiempo a los que nos enfrentamos, ladrones que alargan nuestras jornadas laborales y nos producen agotamiento mental y físico.


Si aprendes mejor leyendo, aquí tienes la transcripción del video.

¿Recuerdas cuando se empezó a hablar del multitasking? Alguien en algún lugar creó un personaje ficticio capaz de hacer varias cosas al mismo tiempo y rendir en todas ellas. Era el nuevo valor profesional y todos queríamos ser parte de ese movimiento frenético. 

Todo sonaba muy bien, hasta que llegó la neurociencia y comenzó a estudiar como reaccionaba el cerebro en esta multitarea. Y descubrieron que:

Cuando cambies de una tarea o una actividad mental a otra:
– Pierdes un 20% de concentración.
– Tienes 43% más de éxito, en la ejecución de una tarea, si nada te interrumpe.
– Alternar actividades o ejecutarlas en paralelo incrementa el estrés, que es fatiga.

¿Por qué nos resistimos a creer esto?
Porque cuando estamos metidos en el rol de multitarea no percibimos los efectos negativos. A ti te parece que trabajas en un proceso constante, aunque tu cerebro esté perdiendo concentración de una manera dramática

23 MINUTOS Y 15 SEGUNDOS EN PROMEDIO
ES LO QUE TARDA LA MENTE EN VOLVER AL ESTADO DE CONCENTRACION CUANDO DEJAS UNA ACTIVIDAD PARA HACER OTRA O HAY UNA INTERRUPCIÓN.

Conocer estos datos y obviarlos, o actuar como si no existiesen suponen una pérdida de tiempo, energía y productividad para nosotros y para nuestro entorno de trabajo. Y tiempo es todo lo que tenemos.

CÓMO ROMPER ESTE CICLO
Este es el segundo paso para ser productivos:

  • Elabora protocolos para evitar las interrupciones,
    De nada sirve trabajar 9 horas seguidas si paso cinco de ellas intentando concentrarme y cuatro trabajando de manera focalizada, que es la única que permite avanzar en cualquier proyecto.
    Que evitar las interrupciones sea una prioridad en tu nueva forma de trabajar. Establece horarios para estas interrupciones y esto es aplicable a todo lo que conocemos:
  • Revisar el mail a una hora determinada, cada vez que entras a revisar tu correo estás perdiendo 23 minutos y 15 segundos de tu tiempo..
  • Agrupar todas las llamadas en un bloque de tiempo.
  • No interrumpir a colaboradores y compañeros, salvo en los tiempos marcados.

Nos piden que cambiemos la forma de trabajar porque los modelos que hemos aplicado ya no funcionan. Este es uno de los nuevos modelos que podemos, y debemos, adoptar, el de evitar interrupciones, de cualquier tipo.

Si somos conscientes de que cada vez que tenemos una interrupción acabamos de perder 23 minutos y 15 segundos de nuestra jornada laboral, el mundo puede cambiar. El 90% de nuestro trabajo diario puede estar programado.

Recuerda lo importante, estás sacándole el máximo partido a tu tiempo en el trabajo para poder disfrutar de él en otras áreas de la vida.

Todos tenemos reuniones de trabajo. Si eres el dueño y único trabajador de tu empresa tendrás que reunirte con potenciales clientes, proveedores, socios estratégicos. Si tienes un equipo de trabajo las reuniones están aseguradas, incluso si tienes un blog tendrás reuniones en algún momento con proveedores de servicios, asesores o algún tipo de subcontrata.

Las reuniones en el trabajo o por trabajo han sido durante mucho tiempo un obstáculo y, en muchas ocasiones, una pérdida de tiempo y de productividad. Es por eso que desde hace años las empresas, por pequeñas o grandes que sean, han empezado a aplicar las metodologías ágiles. Quizás hayas oído hablar de SCRUM o KANBAN, que son las guías más populares. Estos métodos fueron creados para aumentar la productividad. Son guías para hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo.  

Estas son guías o protocolos de trabajo que nacen con la llegada de las nuevas empresas en constante cambio, lo que ahora conocemos como Startups, empresas que lanzan productos que están en permanente mejora, productos que nunca están acabados. Trabajar en una empresa con estas características significa algo así como montar la empresa de cero cada semana, o al menos una parte de ella. Todo se revisa, todo cambia, los proyectos se suceden. De estas empresas con empleados trabajando a plena capacidad nació la guía Scrum.

Como todas las metodologías no están hechas para seguirlas al pie de la letra, si no para que las adaptes a ti.  Estos son algunas claves de esta metodología, que quizás puedas poner en marcha en tus reuniones y maximizar la productividad.

Estas claves son un versión simplificada, adaptada y combinada para el tema de la productividad que estamos tratando. No apta para seguidores estrictos de estas metodologías. Si quieres profundizar en esta herramienta de productividad haz el curso “Metodologías Ágiles” que ya está en la Academia Online.

CÓMO ROMPER ESTE CICLO

  • Si vas tener una reunión, hazlo de pie, no sentado.
  • El tiempo recomendado de reunión es de 15 minutos, las reuniones forman parte de la dinámica de trabajo no son un momento de distensión.
  • Si trabajas en equipo en un proyecto común hace falta una pizarra para diferenciar las acciones que están pendientes, las que están en proceso y las terminadas. Si han trabajado con herramientas digitales como Trello ya sabes como funciona. Si no siempre puedes empezar hoy, es un excelente y simple gestor de proyectos para nivel básico y gratuito.
  • Las reuniones son para determinar avances que previamente se han marcado y los obstáculos que han dificultado o impedido conseguirlo. 
  • Las reuniones tienen objetivos claros y concisos
  • Todos los participantes en la reunión reciben una agenda de los puntos a tratar en la reunión y el orden. Si el equipo está trabajando sobre un plan previo esto no te hará falta.
  • Si hay menos gente en una reunión más productiva será.
  • Todo esto aplica también para las reuniones por zoom. Las reuniones digitales pueden llegar a ser igual de improductivas que las presenciales, además, como ya sabes, la comunicación virtual no es igual de eficaz que la presencial. Utilizar herramientas como zoom puede ayudarnos a minimizar costos, a agilizar procesos y a estar comunicados de una forma eficaz y rápida, pero un uso excesivo o inadecuado de estas herramientas se convierte en un vampiro de nuestra productividad.

Resumen de reuniones más productivas
-Breves, no más de 15 minutos.
-Directos al grano, al asunto a tratar o resolver.
-No convoques ni asistas a una reunión donde los puntos a tratar no estén claros. Envía a tus colaboradores o los asistentes a la reunión un documento con los puntos claves a tratar o pide que te lo envíen a ti cuando sea otra persona la que convoca la reunión.
-Todos los asistentes deben conocer el objetivo de la reunión, así habrá un equipo preparado para trabajar de forma eficaz.
-Si puedes sustituir la reunión con un email, hazlo. Esta es la ley máxima y la mayoría de las reuniones pueden ser sustituidas con un correo electrónico bien estructurado.

A  tener en cuenta respecto a los equipos pequeños y la productividad. Si trabajas con un equipo pequeño la productividad aumenta. ¿Cuál es el tamaño del equipo ideal? Un máximo de 7 personas.

  • Es importante que cada miembro del equipo tenga claro sus responsabilidades. La asignación clara de responsabilidades va ligada a la productividad.
  • Los equipos grandes, aparte de Japón, parecen no haber funcionado en ninguna parte, y la ciencia lo achaca al Sesgo de la pereza social, algo que también ocurre en la naturaleza. Un solo caballo tirando de un carruaje hace mucho más esfuerzo que si hay dos caballos. Si hay tres se reduce el esfuerzo y así sucesivamente. Los humanos actuamos exactamente igual. Si cada tarea tiene un responsable nos aseguramos de que el esfuerzo que se pone en ella es total.
  • Los equipos grandes toman decisiones más arriesgadas porque las responsabilidades se diluyen entre más gente.

¿Qué es un trigger o un disparador de la distracción?
Son todas aquellas actividades o acciones que desencadenan una distracción. Es muy posible que los tengas identificados. Casi todos consideramos los teléfonos, llamadas, correos, interrupciones… como ladrones de tiempo, pero eso no es del todo cierto.

  • La distracción es un elemento necesario y placentero en la vida, siempre que la utilicemos en el momento correcto.
  • Las distracciones, en la mayoría de los casos no son externas, son internas.
  • Decenas de estudios confirman que en un ambiente sin teléfonos móviles, sin llamadas y sin internet nos distraemos con la misma facilidad que en un ambiente tecnológico.

¿Por qué me distraigo si la culpable no es la tecnología?

  • La distracción es una elección, una elección hecha por tu inconsciente, pero una elección.
  • Elegimos distraernos ante tareas y obligaciones que nos producen insatisfacción o dificultad. La distracción es una forma de huir lo que nos produce desagrado, frustración o aburrimiento.
  • Cuando estamos disfrutando al realizar una tarea nos podemos concentrar en ella durante más tiempo. Este estado se conoce como “Flow”, es realizar un trabajo y fluir en él. Para ello es requisito imprescindible que nos produzca algún tipo de placer.

CÓMO ROMPER ESTE CICLO
Antes de romper este ciclo es importante…

Que sepas que hay una relación directa entre la frustración y el aburrimiento que nos lleva a distraernos y los niveles de dopamina en tu cabeza. El uso de la tecnología, llena de gratificaciones inmediatas y de estímulos eleva tus niveles de dopamina. 

Cuando inicias una tarea o un trabajo en el que se requiere concentración, un proceso de aprendizaje y tolerancia al error, nuestros niveles de dopamina caen a niveles mínimos. Es la consecuencia de que desaparezcan las gratificaciones inmediatas. Es entonces cuando el cerebro despierta la sensación de aburrimiento, desagrado o frustración y se buscan distracciones como escapatorias a estas sensaciones.

  • Para romper este ciclo que te lleva a postergar actividades que pueden mejorar tu vida personal y laboral es necesaria una desintoxicación tecnológica que reduzca tus niveles de dopamina y te prepare para trabajar en procesos y en un estado mantenido de concentración.
  • Una desintoxicación tecnológica solo requiere que abandones durante un día o dos todo estímulo tecnológico: teléfonos, tabletas, televisión.
  • Haz durante 24 horas e inicia al día siguiente una actividad que conlleve cierto grado de dificultad. Con tus niveles de dopamina regulados te enfrentarás a ella con la concentración y la tolerancia necesarias para ejecutarla.

RESUMEN DE LOS LADRONES DE TIEMPO

  • La multitarea o multitasking, realizar varias tareas al mismo tiempo te roba 23 minutos y 15 segundos de concentración y focalización.
  • Hay una forma más eficiente y eficaz de llevar a cabo reuniones de trabajo. La fórmula es  breve, objetivos concreto, equipos pequeños, responsabilidades claras y estar preparados.
  • Las distracciones del trabajo están provocadas por la insatisfacción y la frustración, si reduces tus niveles de dopamina estas sensaciones se reducen y por tanto tus distractores habituales dejan de serlo.